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Destinataires de mails fixes et divers pour un même mail ? Essayez les modèles d'email

22 sept. 2022

5 min Temps de lecture

Pour réussir en logistique, il est important d'acheminer toutes les informations au bon endroit, au bon moment le plus rapidement possible. Tenir vos clients informés, et par extension les leurs, est primordial à tout moment. Ceci s'applique également à votre notification automatique par e-mail, qu'il s'agisse d'un simple bon de livraison, d'une confirmation d'expédition ou d'un rapport de stock. Il est essentiel de transmettre ces documents aux bonnes parties prenantes. Qu'il y en ait 1, 10 ou 100.

Pour cette raison, les modèles de courrier ont été créés. Tous les contacts de messagerie sont automatiquement chargés à partir de la source de votre choix et accompagnés d'un message, afin que vous puissiez continuer à vous concentrer sur tous les autres processus qui font la force de votre entreprise.

Qu'est-ce qui rend la fonctionnalité des modèles de courrier si puissante ?

La force des modèles de courrier dans 3PL Dynamics réside dans la flexibilité qu'il offre en termes de source. Ceci associé à notre traitement de documents existant. Tout ce que vous avez à faire est de lier une partie prenante pertinente à un « type de personne ». Il peut s'agir d'un client, d'un fournisseur, d'un transporteur ou de tout autre type de contact souhaité. Cette personne recevra alors automatiquement toutes les informations que vous souhaitez au moment où vous pensez qu'elles sont importantes.

Améliorez les modèles de courrier en 7 étapes

Cela semble idéal, mais comment gérez-vous cela vous-même ? Vous pouvez déjà créer un groupe en 7 étapes. Pour vous aider à démarrer rapidement, nous avons préparé un manuel pour vous. Vous trouverez ici toutes les informations pour configurer un message électronique automatisé avancé. Ceci est activé via le modèle de statut d'un document.

Avant de commencer

Le guide est écrit aussi simple que possible, mais gardez à l'esprit que certaines connaissances de base de Business Central sont nécessaires pour réussir. Êtes-vous dans le doute? Alors ne poursuivez pas les étapes et demandez à un collègue ou contactez-nous via info@elevate-it.fr.
Avant d'implémenter quoi que ce soit dans le PROD, nous vous conseillons vivement de le tester d'abord dans le RAPP.

Étape 1 : Créer l'étape

Allez dans "Étapes" et créez une nouvelle étape. Donnez-lui un nom propre et notez-le pour référence ultérieure. Cliquez sur "Fonctions" dans le ruban et sélectionnez "Fonction". Ajoutez les informations suivantes :

  • Object type: Function
  • Object-Id: 11154868
  • Function-ID: 7

Cliquez ensuite sur le numéro de paramètre en lien hypertexte. Remplissez les paramètres nécessaires. Laissez le paramètre "SMTP_BACKGROUND" vide pour l'instant, jusqu'à ce que nous ayons terminé les tests.

Étape 2 : Préparation du modèle de statut (Status template)

Accédez à "Modèles de statut" et sélectionnez le type de commande désigné. Sélectionnez le statut dans lequel vous souhaitez que l'e-mail soit déclenché, par exemple "65-Transport Docs" et ajoutez un nouveau paramètre. Sélectionnez Object-ID "11172845" et Function-ID "67" et laissez la ligne pour enregistrer. Cliquez sur "oui" sous les paramètres de la colonne.

Entrez ensuite la valeur du code d'étape que nous avons créé à l'étape précédente.

Etape 3 : Création des codes partenaires

Allez dans "Partenaires" et ajoutez de nouveaux codes partenaires. Sélectionnez le tableau source approprié sous "type de partenaire" (obligatoire) et type de partenaire couplé (si nécessaire). Veuillez remplir le code partenaire de la première étape dans les paramètres de l'étape, si vous ne l'avez pas encore fait.

Étape 4 : Configurer le modèle WMS Party

Allez dans "WMS Party Template" et créez un nouveau code via le ruban. Créez un nouveau code via le ruban, encore une fois, il est libre d'être nommé. Veuillez consulter 3.1 pour obtenir des conseils. Sur la sous-page WMS Party, sélectionnez le modèle que vous venez de créer. Nous avons utilisé le type de commande comme référence :

Connectez maintenant les codes partenaires à leurs champs respectifs :

Étape 5 : Initialisation sur le type de commande

Allez dans "Type de commande" et sélectionnez le type de commande en question. Cliquez sur "modifier" dans le ruban. Sélectionnez le "WMS Party Template" créé sous le Partner Template Code.

Étape 6 : Testons !

Toutes nos félicitations! La plupart des configurations sont maintenant terminées, il ne vous reste plus qu'à tester ses fonctionnalités et à mettre à jour votre base de données. Ceci pour fournir à cette nouvelle fonctionnalité les informations nécessaires et lui permettre de fonctionner.

Créez une nouvelle commande du type que nous avons utilisé tout au long de cet exercice, par exemple "STD". Lorsqu'elle est activée, la case d'information « Partenaire » doit maintenant indiquer tous les codes de partenaire créés ainsi que les informations générales de chaque partenaire. Déclenchez maintenant le statut dans lequel nous avons configuré l'étape à déclencher.

Si tout s'est bien passé, vous devriez maintenant voir un formulaire d'e-mail créé sur la base de votre modèle d'e-mail (sélectionné au chapitre un) dont "l'adresse du destinataire" doit être remplie avec l'adresse ou les adresses e-mail du code partenaire que vous avez sélectionné à l'étape 1.

Étape 7 : note finale

Si vous avez entièrement testé toutes les fonctions, n'oubliez pas d'activer le paramètre "SMTP_BACKGROUND" si vous souhaitez une telle fonctionnalité.

Il y a aussi un dernier détail qui a été négligé. Lors de la saisie d'adresses e-mail dans les données de base, plusieurs adresses peuvent souvent être ajoutées via un " ; "(notez l'espace) comme séparateur entre les adresses e-mail.

La carte d'adresse a une autre particularité, car ici, vous pouvez définir chaque code partenaire individuel avec son interlocuteur désigné en fonction de cette adresse :

Télécharger le pas à pas

Voulez-vous commencer avec les modèles de courrier ? Télécharger le plan étape par étape ici. De cette façon, vous l'avez toujours à portée de main.
Vous n'arrivez pas à comprendre ? Veuillez nous contacter via info@elevate-it.fr. Nos collègues sont prêts à vous aider !

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