Après une sélection minutieuse, vous avez pris la décision finale. Vous avez trouvé la solution idéale pour votre organisation, le contrat a été signé et le début de la mise en œuvre approche à grands pas. Vous avez hâte de commencer avec votre nouveau système. Il y a une autre tâche importante sur votre liste avant de pouvoir commencer : sélectionner l'équipe du projet. Qui doit être impliqué lors de la mise en œuvre ? Et comment maximiser le résultat ?

Tirez le meilleur parti de votre solution

La mise en œuvre se déroule dans un laps de temps relativement court. Dans un délai maximum de trois mois, le nouveau système doit être opérationnel et vos collègues doivent pouvoir l'utiliser. C'est tout un travail, tant pour les gens de votre organisation que pour la capacité nécessaire pour faire le travail. Il est donc important de sélectionner une équipe solide, motivée et équilibrée. Cette équipe doit être capable de prendre des décisions, de tester le système et de diffuser la solution de manière fluide dans l'ensemble de l'organisation. Ce n'est qu'alors que vous pourrez tirer le meilleur parti de votre solution et maximiser le support de vos processus.

L'équipe

Une équipe de projet performante vous rapproche d'une mise en service réussie. Lorsque votre mise en œuvre progresse de manière fluide, les erreurs potentielles peuvent être résolues directement et votre configuration s'intégrera parfaitement à votre flux de travail au moment où vos systèmes seront opérationnels. De cette façon, vous bénéficiez davantage de la mise en œuvre lorsqu'elle est terminée. Cependant, quelle est la bonne composition de l'équipe ?

La première partie prenante

Tout d'abord, l'équipe de projet se compose de ce que l'on appelle la partie prenante principale, ou propriétaire du projet. Il s'agit souvent du propriétaire ou du PDG de l'entreprise. L'intervenant principal a pris la décision d'opter pour une nouvelle solution logicielle et a signé le devis. En tant que partie prenante, vous vous assurez qu'il y a adhésion au sein de l'organisation pour vous assurer que les collègues extérieurs à l'équipe de projet acceptent également les changements. Par conséquent, vous n'êtes pas activement impliqué dans la mise en œuvre, mais vous restez informé. Pour cette raison, il est important que la partie prenante soit impliquée dans des moments comme le Kick-off (Lancement), SIM1 (Simulation I), SIM2 (Simulation II) et le go-live (Mise en production).

Le chef de projet

Le deuxième rôle important dans l'équipe de projet est le chef de projet. Le chef de projet est généralement choisi par votre organisation en tant que chef de projet. Comme son nom l'indique, en tant que chef de projet, vous gérez le projet et tout ce qui va avec. Vous facilitez le projet : assurez-vous que les bonnes personnes peuvent se joindre à un jour précis et la salle de conférence avec tout l'équipement nécessaire. En bref, vous donnez les moyens d'une mise en œuvre en douceur. Dans une organisation relativement petite, le rôle du chef de projet peut également être une tâche secondaire de l'un des principaux utilisateurs impliqués dans la mise en œuvre.

Les key users

En parlant de cela, le troisième rôle important - et peut-être le rôle le plus important - que nous distinguons dans l'équipe de projet sont les utilisateurs clés. En tant qu'utilisateur clé, vous êtes formé et éduqué par Elevate-IT à l'utilisation du nouveau système. De plus, vous êtes responsable de la prise de décisions lors de la mise en œuvre. Ceci est d'une grande importance pour une mise en service réussie. Par conséquent, il est important d'avoir des personnes dans la salle qui sont autorisées à prendre des décisions sur la mise en place avec le consultant.

Responsabilités des key users
En plus de prendre des décisions, l'utilisateur clé est également responsable de l'importation des données de base. Le consultant vous aidera avec le premier contrat par exemple, mais le reste vous devez le remplir vous-même. Après cela, le processus doit être testé dans l'environnement de test. Ce qui est une autre tâche importante de l'utilisateur clé. Lorsque tout fonctionne comme il se doit, les utilisateurs clés commencent à former les utilisateurs finaux à travailler avec la nouvelle solution.

Le nombre d'utilisateurs clés dans l'équipe
Au sein du groupe d'utilisateurs clés, différents rôles dans l'organisation doivent être représentés : du responsable opérationnel à l'employé de l'entrepôt. La taille de l'organisation, la portée du projet et le nombre de fonctionnalités déterminent la taille de l'équipe de projet. Pour obtenir le maximum de résultat, cette équipe ne doit pas être trop grande. Lors de la mise en œuvre, vous souhaitez éviter autant que possible les discussions susceptibles d'affecter le chemin vers le succès. Néanmoins, la connaissance des différents domaines de travail doit être présente, car l'équipe de projet prend en charge tous les processus primaires. Pour cette raison, l'équipe de projet se compose en moyenne de deux à quatre utilisateurs clés.

Le travail d'équipe est à l'origine d'un travail de rêves

Lorsque l'équipe du projet est sélectionnée, vous travaillez ensemble pour une mise en service réussie. Ensemble, nous nous assurons que tous les problèmes sont résolus. Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en œuvre ? Ecrivez-nous à l'adresse : info@elevate-it.fr.