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Tendances

Reconnaître et traiter automatiquement les documents entrants avec votre logiciel de logistique

23 févr. 2023

5 min Temps de lecture

L'essor de l'intelligence artificielle (IA) est inévitable. Là où il y a quelques années, on ne pouvait que deviner l'utilisation pratique de l'IA. De nos jours, des textes entiers sont écrits à l'aide de programmes d'IA comme ChatGPT. Et AI propose également des solutions pour vos processus logistiques. Peut-être pas en générant des textes mais certainement en les reconnaissant. Dans un article antérieur, nous avons écrit sur le Nouveau module de capture de documents, avec lequel vous pouvez capturer des documents dans votre système à l'aide de l'IA. Dans cet article (auto-écrit !), Nous partageons d'autres façons d'utiliser l'IA avec succès dans votre opération logistique.

De la capture de documents à la reconnaissance de formulaires

Avant de plonger plus profondément dans le nouveau module, commençons par le nom. Désormais, nous n'appelons plus la nouvelle solution Document Capture. Au lieu de cela, nous l'appellerons la reconnaissance de formulaire. Comme vous pouvez le remarquer, ce nom est basé sur la Fonction Azure dont nous faisons usage. Et il en dit tout de suite plus sur les possibilités qu'il offre : traiter tous les documents avec un formulaire structuré (« formulaires »). Un ajout puissant au module Document Capture Essentials existant, qui peut ajouter des pièces jointes basées sur la reconnaissance de codes-barres.

Application de la reconnaissance de formulaire

Dans votre processus logistique, vous devez faire face à une grande diversité de documents entrants. Seules les factures entrantes sont différentes pour chaque fournisseur. Ceci est complexe pour un logiciel OCR. Cependant, la reconnaissance de formulaire basée sur l'IA peut apprendre et donc mieux traiter ces différents documents à chaque utilisation.

Factures d'achat

Pour reprendre l'exemple ci-dessus, l'application la plus évidente de la reconnaissance de formulaires est la reconnaissance des factures d'achat. Cela permet non seulement la reconnaissance d'informations globales (fournisseur, montant total, etc.) mais également la reconnaissance des lignes. Et, reconnaissance des factures que vous recevez numériquement ou déjà numérisées. La facture d'achat sera automatiquement créée pour vous dans votre logiciel et vous n'aurez plus qu'à faire une dernière vérification. C'est ainsi que vous pouvez gagner beaucoup de temps dans votre processus lorsque vous utilisez la reconnaissance de formulaire.

Traitement automatique des factures d'achat

Bien que la reconnaissance du contenu de la facture puisse déjà sembler compliquée, en réalité, ce n'est même pas la moitié du travail. La vraie complexité réside dans l'application des données présentes sur la facture. Parce qu'au final, vous souhaitez automatiser complètement le traitement de toutes les lignes de commande d'achat. C'est ainsi que vous gagnez vraiment du temps..

Une automatisation assez simple consiste à saisir automatiquement les lignes sur un compte général fixe. Plus avancé, c'est lorsque le compte dépend du fournisseur. Et une autre étape supplémentaire est lorsque votre solution reconnaît automatiquement les services. C'est déjà plus complexe car les services ont leurs propres paramètres de réservation, ce qui donne plus de place à la variation des comptes généraux, des centres de coûts et des dimensions. L'automatisation la plus avancée est l'intégration complète de votre processus de dépôt. Il est possible de lier automatiquement les lignes de la facture d'achat à une règle de coût dans votre fichier FMS. De cette façon, vous renforcez votre contrôle sur le résultat et les réservations dans le dossier.

Une condition stricte pour appliquer la reconnaissance de formulaire de cette manière est que les données sur la facture soient suffisantes. De plus, votre administration doit être prête à le gérer correctement. Par exemple, la reconnaissance des lignes de coût ne fonctionne que si ces lignes correspondent aux fichiers vers lesquels elles doivent être transférées.

Reconnaissance des NOA aux documents douaniers

Outre les factures d'achat, "Form Recognition" peut automatiquement reconnaître et traiter tous les types d'autres documents dans votre logiciel. Dans vos processus, il est probable que vous déterminiez à quel fichier ou commande il doit être joint en fonction du contenu du fichier PDF. Après quoi la commande peut être passée au statut suivant. Dans des flux de travail similaires, plusieurs clients traitent déjà automatiquement les avis d'arrivée (NOA) ou d'autres documents douaniers (EX A) à l'aide de la reconnaissance des formulaires.

En outre, il existe déjà plusieurs demandes d'autres documents auprès des douanes, de la NVWA et des formulaires utilisés dans les (aéroports). En d'autres termes, pendant que vous lisez ceci, de nouveaux modèles sont formés et publiés. Tout pour vous aider à traiter les documents entrants sans un coup d'œil.

La reconnaissance de formulaire est-elle une réponse à tout ?

La réponse simple ? Oui! La reconnaissance de formulaire peut être appliquée dans de nombreuses situations différentes. Et oui, la reconnaissance des champs se passe sans problème dans plus de 99% des cas. Cependant, la reconnaissance de formulaire n'est pas toujours la solution la plus efficace pour votre opération.

Numérisez les communications – également sans IA

Malgré le taux de réussite de la reconnaissance de formulaires, d'autres méthodes peuvent parfois être plus adaptées que l'IA ou les logiciels de reconnaissance de formulaires. Par exemple, pour ce fournisseur qui ne vous envoie que quatre factures par an et pour lequel vous avez un flux administratif spécifique. Votre employé financier traite facilement cette facture en dix minutes. Alors qu'une solution standardisée peut vous coûter deux jours de programmation.

Ou pensez au fournisseur qui vous envoie plusieurs factures par semaine. Peut-être peut-il envoyer ces factures via UBL ou XML ? Il en va de même pour votre client qui envoie ses commandes dans des fichiers PDF bien structurés. Peut-être peut-il fournir la même commande via CSV ou XML ?

Pour ces types de clients et de fournisseurs, la communication via EDI (ou API) peut être plus efficace. Cela peut sembler plus compliqué que la reconnaissance de texte, mais cela peut également réduire de nombreux malentendus. Si oui, nous vous aidons volontiers à réaliser cette intégration !

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