Des piles de papiers sur votre bureau. Des départements entiers occupés à saisir des informations dans l'ordinateur, jour après jour. Ce sont des situations qu'on ne peut plus imaginer. Les processus logistiques sont devenus beaucoup plus efficaces. Ou du moins, nous le pensons. En pratique, le traitement des documents entrants prend encore énormément de temps. Chaque jour, vous recevez un camion de factures, de confirmations de commande ou de documents d'expédition. Tout cela que vous devez traiter dans votre système. Avec le module de capture de documents renouvelé, vous gagnez du temps et évitez à vos employés d'avoir à saisir tous les documents manuellement dans votre logiciel.

L'OCR à la base de la reconnaissance de documents

La reconnaissance optique de caractères (OCR) est la reconnaissance de texte et sa traduction en données numériques. De nombreuses entreprises s'appuient sur cette technique pour transférer toutes sortes de données analogiques en informations numériques. Cependant, le problème est que de nombreuses applications ne peuvent pas interpréter la relation entre les données. De plus, les personnages sont souvent mal compris. Par exemple, pensez à un O et 0 (zéro), ou à un I et 1. Et si le document n'est pas placé correctement sur le scanner, les problèmes sont incalculables. Il en résulte des données non structurées qui sont inutiles pour les systèmes informatiques. Trop souvent, il nécessite encore des actions manuelles pour arriver à des données utiles. Et ça prend du temps.

L'OCR est né à l'aube de la première guerre mondiale. Le physicien Emanuel Goldberg a développé une machine capable de traduire des caractères uniques sur papier en signaux pour le télégraphe. À l'époque, de nombreuses entreprises utilisaient des microfilms pour enregistrer des documents de manière compacte. Cependant, retrouver ces documents était un défi. Goldberg a utilisé une cellule photoélectrique et un projecteur de film pour reconnaître ces motifs de microfilm. Ceci est maintenant connu comme l'une des bases de l'OCR moderne.

Les évolutions technologiques ouvrent les portes à de nouvelles fonctions

Maintenant, en 2022, les développements technologiques vont vite. Le résultat? En combinant des technologies telles que le Deep Machine Learning et l'Intelligence Artificielle, nous pouvons amener l'OCR à un tout autre niveau. Un niveau qui offre des possibilités pour vos processus. Entre autres choses, le nombre d'erreurs lors de la reconnaissance des documents a presque complètement disparu. Et vous pouvez traiter une infinité de types de documents dont vous souhaitez récupérer les données. Par conséquent, cette technique est maintenant utilisée dans le nouveau module de capture de documents de Boltrics.

Traiter automatiquement les documents via DataHub

La plateforme d'intégration DataHub a été initialement conçue pour traiter des fichiers de données structurés comme EDIFACT, XML ou JSON. Cependant, avec tous les développements de l'OCR, DataHub a désormais la capacité de traduire tous les documents imaginables en données structurées avec Document Capture. Et traitez directement ces données dans 3PL Dynamics. D'un fichier PDF au texte d'un e-mail ou d'une image contenant du texte.

Arrêtez de saisir manuellement vos factures

En traitant automatiquement les documents, vous gagnez du temps. Sans aucun doute. Par exemple, vous recevez une facture de votre fournisseur. Vos employés doivent traiter ce document. En pratique, cela conduit presque toujours votre employé à saisir manuellement les informations sur la facture. Ou avec un peu de chance, en copiant et collant les données. Lors du traitement de la facture via DataHub, vous n'auriez besoin que d'un contrôle visuel au maximum avant d'enregistrer la facture. Ensuite, vous n'avez qu'à vous concentrer sur les exceptions, tandis que la plus grande partie est automatiquement traitée correctement. Calculez combien de temps cela vous ferait gagner sur le seul traitement des factures.

La plupart des OCR intelligents peuvent traiter correctement 80 % des factures. Votre employé travaille 20 % de son temps sur ces factures. Cependant, les 20% des factures les plus complexes lui occupent 80% de son temps.

Disons que votre employé a besoin de 2,5 jours pour traiter toutes les factures. Ensuite, il gagnerait plus d'une journée lorsque la moitié de ces factures complexes sont également traitées automatiquement. Défiez notre module de capture de documents. Et découvrez combien de temps vous pouvez gagner

Plus d'information?

Avec le nouveau module Document Capture, vous utilisez la puissance de l'OCR dans votre propre logiciel. Vous n'avez pas à vous soucier des routines d'intégration difficiles, mais vous travaillez avec une seule solution intégrée qui agit sur toutes les parties de votre logiciel. Vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités du nouveau module Document Capture ? Ou voulez-vous savoir comment vous pouvez gagner du temps dans votre organisation en automatisant les processus avec DataHub ? Envoyez un mail à info@elevate-it.fr. Nous vous aidons volontiers à passer au niveau supérieur.